Datenschutz: Nicht mehr notwendige personenbezogenen Daten löschen

Die EU-Verordnung 679/2016, die mit Mai 2018 in Kraft getreten ist, sieht den Grundsatz der Begrenzung der Aufbewahrungsfrist der Daten vor. Deshalb sollten Verantwortlichen für Datenverarbeitung nur jene Daten verwahren, die für die Durchführung ihrer Tätigkeiten unbedingt erforderlich sind und die Aufbewahrung der Daten zeitlich begrenzen. Tatsächlich müssen die Daten, laut der EU-Verordnung nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Ein genauer Zeitrahmen dafür ist in der Verordnung jedoch nicht festgelegt. Der Verantwortliche der Datenverarbeitung bestimmt die Dauer der Speicherung - sofern diese nicht vom Zivilgesetzbuch oder andere Normen vorgeschrieben ist – und muss diese begründen.

Das Löschen von Daten ist nicht zwangsläufig eine Vernichtung der Daten. Vor allem, wenn die Daten elektronisch verarbeitet werden. Oft ist es vielmehr eine dauerhafte Einschränkung der Nutzung der Daten. Werden die Daten hingegen in Papierform verarbeitet, so versteht man unter “Löschung” die Vernichtung der Papierunterlagen.
Wir empfehlen allen Verantwortlichen der Datenverarbeitung zu prüfen, ob sie die notwendige Aufbewahrungsfrist und die Verfahren zur Löschung der Daten definiert haben.

Die Rechtsberatung der hds Servicegenossenschaft bietet den hds-Mitgliedern Beratung zum Thema Datenschutz an.